Un nuevo Sistema de manejo de casos para los servicios de discapacidades intelectuales y del desarrollo (I/DD) vendrá a Oregon.
El sistema será moderno, se centrará en la persona y apoyará los servicios de manejo de casos de discapacidades intelectuales y del desarrollo (I/DD). Esto mejorará las vidas de las personas que buscan y obtienen servicios.
Metas Objetivo Características Impacto Recursos
El sistema ayudará a todas las personas de Oregon que reciben servicios de discapacidades intelectuales y del desarrollo. Los objetivos son ser abiertos, eficientes y mejorar la reunión y el reporte de datos.
El sistema nuevo simplificará los procesos, reduciendo el tiempo que los administradores de casos pasan manejando documentos. Esto quiere decir que pueden pasar más tiempo ayudando a las personas.
Por ejemplo, los administradores de casos no tendrán que llevar el seguimiento manualmente de las fechas límite de evaluaciones y planes de servicio para cada persona. En vez, el sistema automatizará el seguimiento y los avisos.
El sistema reunirá datos sobre la raza, la etnicidad, el idioma, la discapacidad, la orientación sexual y la identidad de género. Estos datos pueden ayudar a identificar a las comunidades desatendidas y nos permitirá mejorar los servicios para esas comunidades. Esto ayuda a que los servicios y los resultados sean accesibles y justos para todos.
El sistema se conectará con software en todo el estado, ayudando a la capacidad para reportar. ODDS y las entidades de manejo de casos (CME por sus siglas en inglés) pueden acceder a los datos y verlos en el sistema para guiar los esfuerzos por mejorar.
Poe ejemplo, un informe puede mostrar un uso bajo de un servicio en un área particular. Podemos ver las razones y crear estrategias para mejorar el acceso a ese servicio.
Las personas que reciben servicios pueden usar un portal en línea para ver su información. Esto les dará otra manera de formar la manera en la que reciben servicios para lograr sus metas.
El nuevo sistema funcionará en aparatos móviles como teléfonos y tabletas. Con esto, los administradores de casos podrán usar el equipo para el manejo de casos y acceder a los datos en el lugar de trabajo.
El software responderá a las necesidades cambiantes y será compatible con otros sistemas estatales. Esto facilita el proceso para los usuarios y reduce la duplicación de ingreso de datos en los sistemas.
Objetivo
Un sistema estatal de manejo de casos mejorará la entrega de los servicios de apoyo para ayudar a las personas con discapacidades intelectuales y del desarrollo (I/DD) en Oregon a vivir de la mejor manera posible.
Obtenga más información sobre los retos actuales y la forma en que el sistema nuevo los abordará.
El nuevo sistema:
- hará el seguimiento de referencias y liberaciones de información (releases of information, ROI por sus siglas en inglés)
- guardará archivos
- permitirá la comunicación y el intercambio de mensajes
- hará el seguimiento de plazos y fechas límite de elegibilidad
Ahorrará tiempo y recursos para el personal de las entidades de manejo de casos (Case management entities, CME por sus siglas en inglés) y del Programa para Discapacidades Intelectuales y del Desarrollo (Office of Developmental Disabilities Services, ODDS por sus siglas en inglés). Esto llevará a que las personas accedan a los servicios más rápido.
El nuevo sistema incluirá archivos fáciles de usar. Los archivos se podrán mover fácilmente a cualquier CME de Oregon dentro del sistema sin necesidad de correo electrónico.
Por seguridad, los datos estarán en un formato que únicamente se puede leer utilizando usuarios y contraseñas únicas. Esto garantiza que solo los usuarios aprobados podrán ver la información.
El nuevo sistema usará documentos electrónicos para compartir y trasladar datos fácilmente a los formularios relacionados. Estos formularios darán seguimiento a las firmas, las aprobaciones y conservarán los detalles demográficos.
Los administradores de casos pasarán menos tiempo en tareas como completar formularios repetitivos. Esto les permitirá centrase en las necesidades de las personas.
Los datos se integrarán en un solo sistema para facilitar la elaboración de informes, el seguimiento, y el análisis. Esto reducirá el tiempo que los usuarios dedican a reunir la información de varias fuentes. Esto reducirá la cantidad de tiempo que pasan los usuarios reuniendo la información de diferentes lugares. Esto les dará más tiempo para planificar y entregar servicios. También hará que los datos sean accesibles para los socios estatales y federales.
Características
El nuevo sistema de manejo de casos mejorará la forma en que fluye el trabajo y ayudará con los procesos. A continuación, encontrará algunas de las características del nuevo sistema.
- Acceso móvil – se puede usar en teléfono, tableta o laptop
- Transferencias entre CME
- Trabaja con otros sistemas estatales
- Ingreso de datos - reduce los ingresos repetidos en diferentes sistemas
- Informes que son fáciles de buscar con filtros
- Seguimiento al tiempo para fechas límite
- Datos de evaluación
- Elegibilidad
- Entrevista
- Referencia
- Plan de Apoyo Individual (Individual Support Plan, ISP por sus siglas en inglés)
- Acuerdos de servicio
- Notificaciones para el manejo de procesos de trabajo
- Almacenamiento en la nube
- Notas de progreso para los administradores de casos
- Mantenimiento de registro de datos
- Transferir archivos con seguridad
- Compartir documentos con seguridad
- Firmas y aprobaciones electrónicas
- Avisos automatizados
- Acceso público
- Intercambio seguro de mensajes
- Apoyo para avisos públicos en varios idiomas
- Función de calendario para programar
- Seguimiento de CME y ODDS
- Informe de incidentes serios y acciones recomendadas
- Registro de auditoría
- Enlace de datos
- Informes estándar y ad hoc
- Raza, etnicidad, idioma y discapacidad (Race, Ethnicity, Language and Disability, REALD por sus siglas en inglés)
- Seguimiento de datos de Orientación sexual e identidad de género (Sexual Orientation and Gender Identity, SOGI por sus siglas en inglés)
- Seguimiento de la carga de trabajo
- Seguimiento de los procesos
- Tableros del personal
Impacto
Sabremos el impacto completo del sistema cuando se una un proveedor de software. Basándonos en las características del sistema que hemos solicitado, a continuación, encontrará algunas de las maneras en las que esperamos que el sistema afectará a las personas.
- Completar archivos electrónicos remotamente en un aparato móvil o en su computadora de escritorio.
- Cuando alguien se traslada entre entidades de manejo de casos, usted puede acceder a su información a través del sistema en vez de enviarla por correo electrónico.
- En vez de hojas de papel para el seguimiento, el sistema tiene un tablero en donde puede ver tareas, plazos y fechas límite. También envía alertas cuando se acerca la fecha de entrega de evaluaciones, Planes Individuales de Apoyo (ISP), y otros documentos.
- En vez de enviarles correos electrónicos a los CME para pedirles datos, utilizarán un sistema que facilita el acceso a datos para revisiones de calidad e informes.
- Ya no tendrá que hacerle seguimiento por correo electrónico a las solicitudes de información o los archivos. La comunicación optimizada del nuevo sistema le permite colaborar directamente con los CME.
- Puede utilizar los tableros en el sistema nuevo para hacerle seguimiento a las tareas, los plazos y las fechas de entrega. Ya no tendrá que depender de una tabla de datos u otros métodos manuales.
- Después de que el sistema se haya establecido para el personal de las CME y de ODDS uste podrá ingresar a un portal público para acceder a su información. Antes, tenía que depender de su administrador de casos para encontrar los detalles, archivos y opciones de sus servicios.
- Tendrá más formas de comunicarse con su administrador de casos a través del sistema, más allá de correo electrónicos o llamadas por teléfono.